ENCELADIS

1. Czym jest audyt MSUES?

Audyt MSUES to zewnętrzna weryfikacja, czy instytucja szkoleniowa lub doradcza działa zgodnie z Małopolskimi Standardami Usług Edukacyjno-Szkoleniowych.

Audytorzy sprawdzają nie tylko same dokumenty, ale również sposób organizacji usług, praktyki stosowane wobec klientów i uczestników, kompetencje kadry oraz mechanizmy zapewniania i doskonalenia jakości.

• oceniana jest zgodność z wymaganiami MSUES,
• weryfikowane są dokumenty, zapisy i przykłady zrealizowanych usług,
• wynikiem audytu jest raport i opinia dotycząca zgodności z wymaganiami.

2. Co daje znak jakości MSUES 2.0?

Znak jakości MSUES 2.0 potwierdza, że instytucja przyjęła standard działania ukierunkowany na jakość usług, potrzeby klientów, efekty uczenia się lub doradztwa oraz profesjonalną organizację współpracy.

Dla klientów i uczestników jest to czytelny sygnał, że instytucja działa według określonych wymagań jakościowych, posiada odpowiednie rozwiązania organizacyjne i dba o kompetencje osób realizujących usługi. Posiadanie certyfikatu MSUES daje możliwość wpisania organizacji do Bazy Usług Rozwojowych (BUR).

3. Jakie warunki trzeba spełnić przed audytem?

Przed przystąpieniem do audytu instytucja powinna przeanalizować, czy jej usługi, dokumentacja i sposób zarządzania są zgodne ze standardem MSUES.

Dobrym punktem wyjścia jest przeprowadzenie samooceny. Pozwala ona sprawdzić, które wymagania są już spełnione, a które wymagają uzupełnienia lub uporządkowania.

Przed terminem audytu wymagane usługi objęte oceną powinny być zakończone. Termin audytu można jednak ustalić wcześniej. Dla pierwszej certyfikacji wystarczy deklaracja realizacji usług dla Małopolski – nie trzeba jeszcze dokumentować wykonanych usług w regionie.

• warto przeanalizować wymagania MSUES i wskaźniki właściwe dla rodzaju usług,
• należy przygotować przykłady usług, dokumenty i zapisy potwierdzające spełnienie standardu,
• warto wcześniej wyjaśnić wątpliwości, aby audyt nie był pierwszym momentem ich identyfikacji.

4. Czy konsultacje z WUP są obowiązkowe?

Konsultacje z Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia nie są obowiązkowe, ale są bardzo przydatne na etapie przygotowania do audytu.

Podczas konsultacji można omówić samoocenę, interpretację wybranych wymagań, możliwe sposoby potwierdzania wskaźników oraz praktyczne wątpliwości dotyczące procesu certyfikacji.

5. Czy firma świadcząca tylko szkolenia albo tylko doradztwo może uzyskać znak MSUES?

Tak. O znak jakości MSUES może ubiegać się instytucja, która świadczy usługi szkoleniowe lub usługi doradcze albo oba rodzaje usług.

W każdym przypadku w audycie stosuje się wymagania właściwe dla rodzaju usług objętych oceną. Jeżeli instytucja świadczy zarówno szkolenia, jak i doradztwo, powinna wykazać zgodność w odniesieniu do obu rodzajów usług.

Usługa doradcza polega na analizie sytuacji klienta i wypracowaniu lub rekomendacji rozwiązań dostosowanych do jego potrzeb, natomiast usługa szkoleniowa polega na przekazywaniu wiedzy oraz rozwijaniu umiejętności i kompetencji uczestników.

• instytucja powinna przedstawić przykłady rzeczywiście zrealizowanych usług,
• w przypadku usług doradczych oceniany jest również sposób dokumentowania procesu doradczego,
• dla usług szkoleniowych analizowane są m.in. programy, materiały i ocena efektów uczenia,
• nie wszystkie wymagania standardu mają zastosowanie do każdego rodzaju usług,
• część wymagań dotyczy organizacji pracy i jakości funkcjonowania całej instytucji,

6. Kto wybiera instytucję audytującą i jak ustala się termin audytu?

Instytucję audytującą wybiera firma, która chce przejść audyt. Warto skontaktować się bezpośrednio z wybraną instytucją, ustalić dostępne terminy, zakres audytu, sposób organizacji wizyty oraz warunki współpracy. Audyt jest realizowany w formie stacjonarnej. Dokumenty mogą być udostępniane w postaci elektronicznej. Najczęściej audyt przeprowadza jeden audytor.

Enceladis jest instytucją audytującą uprawnioną do realizacji audytów autoryzowanych zgodnie ze standardem MSUES 2.0.

7. Ile trwa uzyskanie certyfikatu MSUES?

Czas uzyskania certyfikatu zależy od stopnia przygotowania instytucji, dostępności dokumentów i pracowników, terminu audytu oraz czasu potrzebnego na opracowanie raportu.

Ustalenie terminu audytu trwa zwykle od kilku dni do dwóch tygodni. Sam audyt trwa najczęściej jeden dzień. Opracowanie raportu zajmuje zwykle 2–3 dni. Następnie WUP Kraków potrzebuje jeszcze kilku dni na weryfikację raportu i zawarcie umowy. W praktyce warto zaplanować cały proces z odpowiednim wyprzedzeniem: od samooceny i konsultacji, przez zamówienie audytu, aż po przygotowanie raportu i dalsze działania po audycie.

• najwięcej czasu zajmuje zwykle przygotowanie i uporządkowanie materiałów,
• termin audytu ustala się indywidualnie z instytucją audytującą, ale niekiedy terminy mogą być odległe,
• po audycie opracowywany jest raport, który stanowi podstawę do wydania certyfikatu.

8. Czy audyt MSUES może być przeprowadzony zdalnie?

Nie. Obecnie audyty autoryzowane MSUES realizowane są wyłącznie w formie stacjonarnej, w siedzibie organizacji. Dopuszczalne są późniejsze zdalne uzupełnienia dokumentacji podczas opracowywania raportu.

• audyt odbywa się na miejscu,
• dokumenty mogą być okazywane elektronicznie,
• nie ma potrzeby drukowania dokumentacji ani przed, ani w trakcie audytu.

9. Jakie dokumenty trzeba przesłać przed audytem?

Przed audytem nie trzeba przesyłać kompletnej dokumentacji systemu zarządzania usługami. Najczęściej wymagane są tylko:

• zamówienie audytu,
• lista usług (oświadczenie o kompletności populacji),
• dla organizacji spoza Małopolski – deklaracja realizacji usług dla Małopolski.

10. Ilu audytorów uczestniczy w audycie?

Najczęściej audyt przeprowadza jeden audytor. Standard nie wymaga udziału kilku audytorów, choć w szczególnych sytuacjach możliwe jest powołanie większego zespołu.

11. Czy poprawa niezgodności i ponowna weryfikacja są zawarte w cenie?

Nie. Wynik audytu odnosi się do stanu organizacji w dniu audytu. Jeżeli organizacja nie spełnia wymagań, ponowne podejście do audytu wymaga odrębnych ustaleń. Dlatego przed audytem warto wykonać samoocenę według formularza WUP Kraków.

12. Czy można zamówić audyt przed zakończeniem wymaganych usług?

Tak. Termin audytu można ustalić wcześniej, nawet z dużym wyprzedzeniem. Na dzień audytu wymagane minimum usług musi być już zakończone, a dokumentacja gotowa do badania.

13. Czy firma jednoosobowa może uzyskać certyfikat MSUES?

Tak. Nie ma wymagań dotyczących minimalnej liczby pracowników. Certyfikat mogą uzyskać również firmy jednoosobowe, pod warunkiem spełnienia wymagań standardu. Należy jednak pamiętać, że przy szkoleniach dłuższych niż 16 godzin nie można łączyć funkcji trenera i koordynatora organizacyjnego.

14. Czy Enceladis może pomóc w przygotowaniu dokumentacji do audytu?

Nie. Ze względu na zasadę bezstronności instytucja audytująca nie może świadczyć usług doradczych dotyczących przygotowania do audytu dla organizacji, którą później będzie audytować. W razie potrzeby organizacja może skorzystać z pomocy niezależnej firmy doradczej.