Dlaczego warto uporządkować wiedzę przed audytem?
Audyt MSUES nie jest wyłącznie sprawdzeniem dokumentów. To ocena, czy sposób organizacji
usług szkoleniowych lub doradczych rzeczywiście potwierdza wymagania standardu:
od diagnozy potrzeb, przez realizację usługi, po ocenę efektów i doskonalenie jakości.
Poniższe odpowiedzi mają pomóc szybko zorientować się w najważniejszych kwestiach
organizacyjnych i formalnych.
Informacje mają charakter pomocniczy. Szczegółowe zasady certyfikacji, aktualne dokumenty
i formularze należy każdorazowo weryfikować w oficjalnych materiałach MSUES publikowanych
przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie.
1. Czym jest audyt MSUES?
Audyt MSUES to zewnętrzna weryfikacja, czy instytucja szkoleniowa lub doradcza działa
zgodnie z Małopolskimi Standardami Usług Edukacyjno-Szkoleniowych.
Audytorzy sprawdzają nie tylko same dokumenty, ale również sposób organizacji usług,
praktyki stosowane wobec klientów i uczestników, kompetencje kadry oraz mechanizmy
zapewniania i doskonalenia jakości.
- oceniana jest zgodność z wymaganiami MSUES,
- weryfikowane są dokumenty, zapisy i przykłady zrealizowanych usług,
- wynikiem audytu jest raport i opinia dotycząca zgodności z wymaganiami.
2. Co daje znak jakości MSUES 2.0?
Znak jakości MSUES 2.0 potwierdza, że instytucja przyjęła standard działania ukierunkowany
na jakość usług, potrzeby klientów, efekty uczenia się lub doradztwa oraz profesjonalną
organizację współpracy.
Dla klientów i uczestników jest to czytelny sygnał, że instytucja działa według określonych
wymagań jakościowych, posiada odpowiednie rozwiązania organizacyjne i dba o kompetencje
osób realizujących usługi. Posiadanie certyfikatu MSUES daje możliwość wpisania organizacji do BUR.
3. Jakie warunki trzeba spełnić przed audytem?
Przed przystąpieniem do audytu instytucja powinna przeanalizować, czy jej usługi,
dokumentacja i sposób zarządzania są zgodne ze standardem MSUES.
Dobrym punktem wyjścia jest przeprowadzenie samooceny. Pozwala ona sprawdzić, które
wymagania są już spełnione, a które wymagają uzupełnienia lub uporządkowania.
- warto przeanalizować wymagania MSUES i wskaźniki właściwe dla rodzaju usług,
- należy przygotować przykłady usług, dokumenty i zapisy potwierdzające spełnienie standardu,
- warto wcześniej wyjaśnić wątpliwości, aby audyt nie był pierwszym momentem ich identyfikacji.
4. Czy konsultacje z WUP są obowiązkowe?
Konsultacje z Centrum Zapewniania Jakości Kształcenia nie są obowiązkowe, ale są bardzo
przydatne na etapie przygotowania do audytu.
Podczas konsultacji można omówić samoocenę, interpretację wybranych wymagań, możliwe
sposoby potwierdzania wskaźników oraz praktyczne wątpliwości dotyczące procesu certyfikacji.
5. Czy firma świadcząca tylko szkolenia albo tylko doradztwo może uzyskać znak MSUES?
Tak. O znak jakości MSUES może ubiegać się instytucja, która świadczy usługi
szkoleniowe lub usługi doradcze albo oba rodzaje usług.
W każdym przypadku w audycie stosuje się wymagania właściwe dla rodzaju usług objętych
oceną. Jeżeli instytucja świadczy zarówno szkolenia, jak i doradztwo, powinna wykazać
zgodność w odniesieniu do obu rodzajów usług.
- instytucja powinna przedstawić przykłady rzeczywiście zrealizowanych usług,
- w przypadku usług doradczych oceniany jest również sposób dokumentowania procesu doradczego,
- dla usług szkoleniowych analizowane są m.in. programy, materiały i ocena efektów uczenia,
- nie wszystkie wymagania standardu mają zastosowanie do każdego rodzaju usług,
- część wymagań dotyczy organizacji pracy i jakości funkcjonowania całej instytucji,
6. Kto wybiera instytucję audytującą i jak ustala się termin audytu?
Instytucję audytującą wybiera firma, która chce przejść audyt. Warto skontaktować się
bezpośrednio z wybraną instytucją, ustalić dostępne terminy, zakres audytu, sposób
organizacji wizyty oraz warunki współpracy.
Enceladis jest instytucją audytującą uprawnioną do realizacji audytów autoryzowanych
zgodnie ze standardem MSUES 2.0.
7. Ile trwa uzyskanie certyfikatu MSUES?
Czas uzyskania certyfikatu zależy od stopnia przygotowania instytucji, dostępności
dokumentów i pracowników, terminu audytu oraz czasu potrzebnego na opracowanie raportu.
Ustalenie terminu audytu trwa przeważnie jeden lub dwa tygodnie. Sam audyt może trwać jeden dzień. Opracowanie raportu to dwa - trzy dni. Kilka dni ma WUP Kraków na weryfikację raportu i podpisanie umowy.
W praktyce warto zaplanować cały proces z odpowiednim wyprzedzeniem: od samooceny i konsultacji, przez zamówienie audytu, aż po
przygotowanie raportu i dalsze działania po audycie.
- najwięcej czasu zajmuje zwykle przygotowanie i uporządkowanie materiałów,
- termin audytu ustala się indywidualnie z instytucją audytującą, ale niekiedy terminy mogą być odległe,
- po audycie opracowywany jest raport, który stanowi podstawę do wydania certyfikatu.
